Vaststelling en ondertekening van de notulen van de vergadering van de VvE
Ondertekening van de notulen
Van hetgeen in de vergadering van eigenaars van de VvE is besproken worden notulen gemaakt. Artikel 50 lid 4 Model Reglement 2017 bepaalt dat de notulen van de vergadering van eigenaars worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering, dan wel door de persoon die vanwege de afwezigheid van de voorzitter van de vergadering de leiding van de vergadering had, én het bestuur van de VvE. De wet of het modelreglement bepalen niet dat alle bestuursleden moeten ondertekenen. De notulen worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering.
Deze bepaling is gelijk aan artikel 39 lid 1 MR 1973, artikel 40 lid 1 MR 1983 en artikel 46 lid 1 MR 2006. Artikel 40 lid 1 MR 1992 maakt daar in zoverre een uitzondering op, dat daar ondertekening van de notulen door alleen de voorzitter van de vergadering volstaat.
Over het moment waarop de notulen moeten worden ondertekend is discussie mogelijk. De notulen kunnen worden ondertekend zodra ze in concept gereed zijn, dus voordat de concept notulen aan de leden worden toegezonden en voordat de vergadering van eigenaars ze vaststelt. Of dit een keiharde voorwaarde is blijkt niet uit het modelreglement en de wet. In de praktijk wordt er dan ook verschillend mee omgegaan.
Meestal worden bij VvE’s enkel de definitief door de vergadering van eigenaars vastgestelde notulen ondertekend, hetgeen geoorloofd is. Indien de concept notulen niet voor de vaststelling worden ondertekend heeft dit immers geen rechtstreekse juridische gevolgen.
Vaststelling en bezwaren tegen de notulen
In de praktijk worden de notulen tijdens de eerstvolgende vergadering van eigenaars vastgesteld.
Indien een eigenaar bezwaren heeft tegen de notulen en deze bezwaren kenbaar maakt VOORDAT de notulen zijn vastgesteld, dan kan de vergadering van eigenaars bij het vaststellen van de notulen besluiten om de bezwaren al dan niet te verwerken in de notulen of aan te hechten aan de notulen. Met andere woorden, op deze wijze kunnen de bezwaren nog meegenomen worden en worden verwerkt in de notulen. Het is aan de vergadering van eigenaars om hier een beslissing over te nemen.
Het al dan niet verwerken van de bezwaren van een eigenaar doet echter niets af aan de reeds genomen besluiten. De op de vergadering genomen besluiten blijven van kracht!
Een bezwaar dat (pas) NADAT de notulen zijn vastgesteld kenbaar wordt gemaakt kan niet meer worden verwerkt of worden meegenomen bij de vaststelling. Als de notulen eenmaal zijn vastgesteld staat de inhoud van de notulen immers vast. Bezwaren van een eigenaar hoeven dan ook niet (meer) behandeld te worden door de vergadering van eigenaars.
Wat je als eigenaar wel kunt doen als je bewaar hebt tegen notulen die reeds zijn vastgesteld, dat is vernietiging van het besluit vorderen bij de kantonrechter.
Vernietiging van een besluit kan altijd worden ingeroepen, of een rechter in een dergelijk verzoek mee zal gaan hangt van verschillende omstandigheden af. Belangrijk is om het verzoek tijdig in te dienen: als je een besluit wil laten vernietigen, moet je binnen een maand nadat je op de hoogte bent gesteld van dat besluit een verzoek indienen. Het is dan ook raadzaam om hier zo snel mogelijk de hulp van een advocaat voor in te roepen die je kan helpen de vernietiging van een besluit te bewerkstelligen. Meer informatie over de vernietiging van een besluit vindt u hier.
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, neem dan contact met mij op.
